宛名書きのご依頼に関してご注意点

投稿日：2016年3月4日
カテゴリ：ご依頼の前にご一読くださいよくあるお問い合わせ

宛名書きのご注文があった時に個別にご案内していることですが
(【ご利用案内】と重複していることもあり)、予め知っておくと
スムーズかと思うことをここにも記しておきます。

ご注文がお決まりになりましたら、原稿と封筒を納入して
頂くことになるわけですが、その際のご注意点です。

●原稿に間違いなどがないか今一度ご確認ください。
当方に必要なのは郵便番号、住所、氏名なわけですが、特に
氏名は変換ミスがないか、旧字体、珍しい漢字、パソコンで
変換できない字ではないか、などもご確認ください。

●原稿(宛名のリスト)はパソコンで入力し、必ずプリント
アウトしてください。
パソコンをお持ちでない場合は手書きでも構いませんが、
わかりやくす楷書で書いて頂けると助かります。
データ入稿は基本的には受け付けておりません。
スムーズに作業に入りたいためご協力をお願い致します。

●封筒の予備を必要枚数の一割程度ご準備ください。
例えば、ご依頼枚数が50枚なら5枚程度です。
これは書き損じや追加などに対応するためです。
予備を全て使うことはまずありませんが、プロといえども
人間ですので100％はありません。
残りは全てお返し致します。

●封筒の裏の差出人は印刷済みの状態にしておいてください。
割合的には少ないですが、印刷済みでない真っ白な封筒で
送ってこられることが稀にあります。
これだと縦書きか横書きかもわからないですし、墨で書いた
部分をプリンターにかけるということは汚れたり折れたり、
様々な負担を負うため、差出人を印刷してから筆耕という
順序が理に適っているからです。

●都道府県を入れる場合は、都道府県からご記入ください。
【例】○○県○○市○○町1-2-3　○○マンション709号
『～丁目～番地～号』は『ｰ(ハイフォン)』で統一しております。

以前にも記事にしましたが、都道府県を入れる入れないことも、
『～丁目～番地～号』を『ｰ(ハイフォン)』で省略しても失礼でも
間違いでもありません。
結局はご依頼主様の判断にお任せしております。
ただ、『郡』の場合は『県』から、それ以外は『市』『区』からが
最も一般的な書き方ですっきり見えます。
ただし、マンション名は省略しない方が良いでしょう。

●封筒の梱包には十分お気をつけください。
郵送途中での破損などを避けるためです。過剰に梱包する必要は
ありませんが、封筒の角が折れたり、汚れたり、濡れたりしない
ようにエアキャップなどで保護してください。

紙の茶封筒にそのまま封筒を入れて送ってこられることも何度か
ありました。
送った時が晴れてても途中雨が降っていることも十分あり得ます。
私達の目の届かないところでどのように荷物が扱われているかも
わかりません。

招待状を発送するまでに1往復するだけでも負担がかかることを
考えるとヒヤッとすることもあります。
最低限発送するまでは綺麗な状態にしておきたいためです。

●ご注文のキャンセル、または納入が遅れる場合は必ずご連絡を
お願い致します。
他のご依頼分との予定が狂ってしまうためです。
納入が一日遅れるだけで、お引き受けできない場合も稀にある
のです。

直前のキャンセルの場合は特にお気をつけください。
これは当店ではなく同業から聞いた話なのですが、ある企業様
からの大量のご注文がありました。
当然それらにかかる日数分は他のご依頼は受けられないので
断っていました。
しかし、直前になってキャンセルのお申し出があったそうなのです。
そのご注文分のために他のご依頼を断っていたことがこちらと
しては無駄になってしまうのです。
悪質な場合は、その分の料金を支払わなければならないことも
あるのです。実際頼んでなくてもです。
ですのでキャンセルの場合は特に早めの方が良いです。

最後はちょっと恐ろしい話になってしまいましたが、さほど
難しいことではありません。
言われてみればご納得頂けることばかりだと思います。よね?
こちらが当たり前に思っていることでも、お客様からすると
そうでないこともあるんだなと気づいたことも多いので上記の
ようなことを書いてみました。
ご参考にして頂けると幸いです。